Kontrole projektów

Beneficjenci realizujący projekty współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki mogą zostać objęci kontrolą na miejscu projektu. Takie kontrole obejmują wizyty monitoringowe oraz kontrole w siedzibie beneficjenta.

1) Wizyta monitoringowa

Wizyty monitoringowe nie będą zapowiadane i będą się odbywały w godzinach realizacji części merytorycznej projektu (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji).

Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz jego faktycznego postępu rzeczowego.

Zakres przedmiotowy wizyty monitoringowej obejmuje miedzy innymi sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie projektu, umową na realizację usługi, a także z harmonogramem realizacji projektu oraz sprawdzenie zgodności zakresu tematycznego z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu.
Ponadto sprawdzane będą dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą.
Kontrolujący przeprowadzą wywiad z uczestnikami projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania ich wiedzy na temat współfinansowania projektu z EFS, sprawdzą czy pomieszczenia oznakowane są odpowiednio oraz czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe.

2) Kontrola w siedzibie beneficjenta.

Beneficjent realizujący projekt zawiadamiany jest o kontroli na co najmniej 5 dni przed jej rozpoczęciem. Kontrola jest przeprowadzana na podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora WUP.

Kontrole będą realizowane w składach minimum 2 osobowych i będą trwały od 1 do 4 dni
w zależności od zakresu tematycznego kontroli.

Beneficjent powinien przygotować wyodrębnione pomieszczenie, a jeśli nie jest to możliwe zapewnić warunki umożliwiające sprawne przeprowadzenie procesu kontroli.

Należy także przygotować niezbędną dokumentacje projektu związana z zakresem określonym w zawiadomieniu o kontroli. W razie wątpliwości związanych z terminem kontroli lub jej zakresem należy skontaktować się z Zespołem Kontroli.

Zakres przedmiotowy kontroli realizacji projektów w siedzibie beneficjenta obejmuje, m.in.: weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie
o dofinansowanie projektu, a w szczególności:
1. prawidłowość rozliczeń finansowych,
2. sposób rekrutacji uczestników projektu,
3. sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS),
4. zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta (faktyczna realizacja projektu),
5. poprawność udzielania zamówień publicznych,
6. poprawność udzielania pomocy publicznej,
7. sposób realizacji działań promocyjnych,
8. sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

Jakie dokumenty przygotować?

Jeśli w zakresie kontroli określonym w zawiadomieniu znajduje się prawidłowość rozliczeń finansowych, należy przygotować kolejne wnioski o płatność oraz oryginały dokumentów księgowych, dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów i usług. Niezbędne jest więc przygotowanie między innymi faktur, rachunków, wyciągów bankowych, list wypłat świadczeń. Należy przygotować także dokumenty regulujące politykę rachunkowości kontrolowanej jednostki tj. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów, zakładowy plan kont.

W przypadku kontroli rekrutacji uczestników projektu należy przygotować dokumentację związaną z wyborem beneficjentów ostatecznych do uczestnictwa w projekcie, między innymi dokumenty przedłożone przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji (np. oświadczenia).

Jeżeli zespół kontrolujący sprawdzać będzie faktyczną realizację projektu należy przygotować dzienniki zajęć, listy obecności, karty czasu pracy, umowy i inne dokumenty, w zależności od typu realizowanego projektu.
Kontrola poprawności udzielania zamówień publicznych obejmuje sprawdzenie czy beneficjent prawidłowo stosuje Ustawę Prawo Zamówień Publicznych. W tym przypadku konieczna jest pełna dokumentacja związana z realizowanymi zamówieniami. Przedmiotem kontroli są między innymi przesłanki zastosowania trybu zamówienia, jeśli jest on inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony, ustalenie wartości zamówienia, sprawdzenie kompletności protokołu i jego załączników.

W przypadku kontroli z zakresu pomocy publicznej konieczne jest przygotowanie sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej, niezbędnych zaświadczeń i oświadczeń oraz dokumentacji finansowej związanej z udzieloną pomocą publiczną.

W zakresie promocji i informacji sprawdzany jest sposób promowania projektu oraz informowania potencjalnych beneficjentów o jego realizacji. Sprawdzane są ogłoszenia prasowe, plakaty, ulotki, banery, oznakowanie sal, strony internetowe. Weryfikowana jest prawidłowość oznaczenia dokumentacji, pomieszczeń, oraz wyposażenia zakupionego
w ramach projektu.

W zakresie weryfikacji sposobu archiwizacji sprawdzany jest sposób przechowywania dokumentów oraz ich oznakowanie.

Kontrolujący będą także sprawdzać czy sprzęt zakupiony w ramach projektu jest w posiadaniu beneficjenta. Należy także pamiętać o obecności osób upoważnionych do składania wyjaśnień lub dysponujących odpowiednią wiedzą o projekcie.

Kontrole na miejscu realizacji projektów dzieli się na: 
- kontrole planowe – prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli,
- kontrole doraźne –  nieujęte w Rocznym Planie Kontroli, przeprowadzane w przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub uzasadnionego podejrzenia o wystąpieniu nieprawidłowości.

Po zakończeniu kontroli:

Po zakończeniu kontroli, w terminie 21 dni kalendarzowych, sporządzana jest informacja pokontrolna. W przypadku występowania kosztów niekwalifikowanych lub innych błędów zostanie sporządzone wystąpienie pokontrolne zawierające informację co do dalszego postępowania.